Na pewno większość przedsiębiorców, szczególnie z branży gastronomicznej- o ile prowadzą oni placówki stacjonarne, a także z branży hotelarskiej, przeszło już przez proces kupna i instalacji kasy fiskalnej online. Mimo trudnej sytuacji epidemicznej w kraju, musieli oni wywiązać się z tej powinności do wraz z dniem 1 stycznia bieżącego roku. Nie mniej jednak zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, dla niektórych przedsiębiorców, zaistniała możliwość przesunięcia tego terminu na 1 lipca 2021 roku. Oznacza to, że mają oni jeszcze czas by przemyśleć i dokonać odpowiedniego zakupu.
Co więcej, pozostałą grupa przedsiębiorców, która nie została ujęta w rozporządzeniu, może zaczekać z wymianą kasy fiskalnej tradycyjnej na kasę fiskalną online, aż do roku 2023, gdyż wówczas nie będzie już żadnej możliwości zakupu tradycyjnej kasy fiskalnej, ponieważ od 2019 roku, zaprzestano ich produkcji. Nie mniej jednak, zakup i zainstalowanie tego typu kasy, wiąże się nie tylko z dużym wydatkiem, ale także dylematem gdyż urządzeń rejestrujących sprzedaż w formie online, jest obecnie na rynku bardzo dużo. Czym więc jest kasa fiskalna online i gdzie najlepiej dokonać zakupu?
Czym są kasy fiskalne online?
Chyba nie ma przedsiębiorcy, który do ewidencji sprzedaży nie wykorzystywałby kasy fiskalnej. Wówczas cały proces rejestracji odbywa się w formie papierowej lub elektronicznej. Niestety jednak, jak już zostało wspomniane, niektóre branże musiały zrezygnować z tych urządzeń wraz z dniem 1 stycznia 2021 roku, a jeszcze inne branże dopiero zrezygnują z dniem 1 lipca 2021 roku. Co więcej część przedsiębiorców, o których nie ma wzmianki w rozporządzeniu Ministra Finansów, będzie mogło korzystać z tradycyjnych kas, aż do momentu ich wyeksploatowania. Tradycyjne kasy fiskalne nie są już produkowane, a kasy fiskalne online to nowa i innowacyjna kategoria urządzeń fiskalnych, które bezpośrednio komunikują się z instytucją o nazwie Centralny Rejestr Kas, który prowadzony jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Centralny Rejestr Kas lub inaczej Repozytorium, ma za zadanie zgromadzenie szeregu danych takich jak np.:
- raporty dobowe z ewidencji sprzedaży
- paragony fiskalne- czyli papierowy zapis ewidencji sprzedaży
- dokumenty niefiskalne
- zdarzenia wraz z informacjami uzupełniającymi o dokonanych przeglądach okresowych urządzeń fiskalnych
Jednak to jeszcze nie wszystko, gdyż Repozytorium, jest odpowiedzialne również za sam proces nadawania numeru ewidencyjnego kasie fiskalnej w procesie fiskalizacji. Urządzenie bez tego numeru, nie może legalnie funkcjonować i być wykorzystywane w zakładach. Kasy fiskalne online, bezpośrednio połączą się z Centralnym Rejestrem Kas w odpowiednim czasie, co oznacza, że będą one przekazywać dane dokładnie co dwie godziny. Jest to czas ustawiony domyślnie, nie mniej jednak należy wiedzieć, że Repozytorium w każdej chwili może zmienić ustalony harmonogram połączeń i transferu danych. Co więcej, należy być świadomym, że cały ten proces będzie odbywał się zarówno bez wiedzy jak i konieczności ingerencji użytkownika kasy. Jedyne za co odpowiedzialny będzie posiadać, takiego typu urządzenia, jest zapewnienie mu dostępu do stabilnego łącza internetowego, a co oznacza odpowiednią infrastrukturę, tak by kasa fiskalna online bez przeszkód mogła połączyć się z Repozytorium.
Gdzie kupić kasy fiskalne online?
Kasy fiskalne online nie są towarem trudno dostępnym na polskim rynku. Nie mniej jednak, jest to zakup dość kosztowny, dlatego warto rozważyć wszystkie dostępne opcje. Po pierwsze należy zwrócić uwagę na to, by kasy fiskalne online pochodziły od renomowanego producenta. Będzie to stanowiło swoistą gwarancję jakościowego wykonania urządzenia. Niezbędna jest także gwarancja produktowa, gdyż kasy jak każde inne urządzenie, mogą ulec awarii. W tym przypadku, jeśli nie naprawimy usterki, możemy narazić się na dodatkowe konsekwencje i nieprzyjemności. Warto także dokładnie przetestować urządzenie i zasięgnąć opinii i porady specjalistów. Nie warto oszczędzać na tym zakupie, gdyż kasa fiskalna online, będzie nam służyć przynajmniej przez kilkanaście lat.
